Hoppa till huvudinnehåll

Arbetsflöden

Meddelandearbetsflöden skickar utbildningsinbjudningar och påminnelser till en målgrupp. Ett arbetsflöde kombinerar relevant innehåll, målgruppsregler, meddelanden, fördröjningar, schemainställningar och resultatspårning.

Meddelanden skickas endast när arbetsflödet körs. Ett arbetsflöde kan köras manuellt eller schemaläggas för automatisk körning.

important

Schemalagda arbetsflöden innehåller en säkerhetskontroll. När antalet nya mottagare av första meddelandet ökar över arbetsflödets säkerhetströskel pausas den schemalagda körningen tills ökningen bekräftas manuellt.

I detta avsnitt​

Skapa ett nytt arbetsflöde​

Nya arbetsflöden börjar med allmän arbetsflödesinformation och en arbetsflödesmall.

Avsnittet Allmänt innehåller:

  • Namn – arbetsflödets namn.
  • Kort beskrivning – en kort beskrivning av arbetsflödets syfte.
  • Relevant innehåll – ett eller flera innehåll som arbetsflödet bjuder in eller påminner användare om.
  • Behörighetsetiketter – relevanta behörighetsetiketter för denna entitet.

Avsnittet Arbetsflödesmall innehåller:

  • Inbjudan – ett arbetsflöde med ett enda inbjudningsmeddelande.
  • Inbjudan med uppföljande påminnelse – ett arbetsflöde med en inbjudan, en fördröjning och en påminnelse till användare som inte slutförde utbildningen inom fördröjningen.
  • Inbjudan med uppföljande påminnelser till deltagaren och deras chef – ett arbetsflöde med användarpåminnelser och en chefspåminnelse.
  • Inbjudan med uppföljande påminnelser till deltagaren, deras chef och HR-affärspartner – ett arbetsflöde med användar-, chefs- och HR-affärspartnerpåminnelser. Denna mall visas endast när HR-affärspartner som mottagare är aktiverade.

Meddelanden och fördröjningar kan läggas till i eller tas bort från arbetsflödet efter skapandet.

Redigera ett arbetsflöde​

Arbetsflödessidan visar sammanfattningskort för Målgrupp, Slutförandegrad, Öppningsgrad och Klickfrekvens.

Tillgängliga arbetsflödesåtgärder kan omfatta:

  • Ta bort – tar bort arbetsflödet när administratören har behörighet och arbetsflödet kan redigeras.
  • Lägg till meddelande – lägger till ett meddelandesteg i arbetsflödet.
  • Lägg till fördröjning – lägger till en väntetid före nästa meddelande.
  • Lägg till fördröjning och upprepa senaste meddelandet – lägger till ett upprepningssteg för föregående meddelande.

Hantering av arbetsflödet är indelad i:

  • Arbetsflöde – status, allmän information, ägare och schema.
  • Målgrupp – kontextfilter, ytterligare filter, målanvändare och uteslutna användare.
  • Meddelande – meddelandeval, mottagartyp, meddelandetyper, förhandsgranskningar, behandlade mål och nästa mål.
  • Fördröjning – väntetid före nästa arbetsflödesobjekt.
  • Fördröjning och upprepa senaste meddelandet – väntetid följd av att föregående meddelande skickas igen.
  • Resultat – arbetsflödets resultatmått och användare som har passerat genom arbetsflödet.

Arbetsflöde​

Avsnittet Arbetsflöde innehåller flikarna Status, Allmänt, Ägare och Schema.

Status​

Fliken Status innehåller:

  • Validering – upptäckta fel och varningar. Fel måste åtgärdas innan arbetsflödet kan startas.
  • Schemalagd körning – aktuellt schematillstånd, uppskattade mottagare, information om säkerhetströskel, Starta schemalagd körning, Stoppa schemalagd körning och Bekräfta ökning av mål när det är tillämpligt.
  • Kör arbetsflöde – aktuellt körningstillstånd, uppskattade mottagare, Kör arbetsflöde omedelbart och Stoppa arbetsflöde när det är tillämpligt.

Allmänt​

Fliken Allmänt innehåller:

  • Namn – arbetsflödets namn.
  • Kort beskrivning – en kort beskrivning av arbetsflödets syfte.
  • Relevant innehåll – innehållet som används för målgruppsfilter och meddelandevariabler.
  • Behörighetsetiketter – etiketter som styr åtkomst till arbetsflödet.

Ägare​

Fliken Ägare innehåller information om Omfattning och Ägarskap.

Arbetsflödets omfattning begränsar vem som kan få meddelanden. Om arbetsflödesägarens användaromfattning till exempel är begränsad till finska användare kan arbetsflödet inte skicka meddelanden till användare utanför den omfattningen.

Fliken Ägare kan innehålla:

  • Aktuell arbetsflödesomfattning – användaromfattningen som för närvarande är kopplad till arbetsflödesägaren.
  • Uppdatera omfattning – uppdaterar arbetsflödesomfattningen till den aktuella ägarens omfattning.
  • Ta över ägarskap – gör den aktuella administratören till arbetsflödesägare och ersätter arbetsflödesomfattningen med deras aktuella omfattning.

Även när ägarens omfattning redan begränsar mottagare ska den avsedda målgruppen definieras uttryckligen under Målgrupp. Ägarens omfattning kan ändras senare.

Schema​

Fliken Schema styr automatisk arbetsflödeskörning.

Schemaalternativ omfattar:

  • manuellt – inget automatiskt schema.
  • dagligen – körs varje dag.
  • veckovis – körs varje vecka på vald veckodag.
  • varannan vecka – körs varannan jämn vecka på vald veckodag.
  • månadsvis – körs varje månad på vald dag.
  • på ett visst datum – körs en gång på valt datum.

Schemaformuläret kan innehålla Veckodag, Dag i månaden, Datum, Timme, Tidszon och Slutdatum beroende på valt schema.

Efter att ett schema har definierats använder du Starta schemalagd körning på fliken Status för att aktivera det.

Målgrupp​

Avsnittet Målgrupp innehåller flikarna Kontextfilter, Ytterligare filter, Målgrupp och Uteslutna.

Kontextfilter​

Kontextfilter definierar den första mottagargruppen från arbetsflödets relevanta innehåll.

Avsnittet Tilldelning innehåller:

  • Inkludera obligatoriskt tilldelade – inkludera användare som tilldelats som obligatoriska.
  • Inkludera rekommenderat tilldelade – inkludera användare som tilldelats som rekommenderade.
  • Inkludera valfritt tilldelade – inkludera användare som tilldelats som valfria.

Om inga tilldelningsalternativ väljs kan den första gruppen inkludera alla användare i LMS, med förbehåll för övriga filter och ägaromfattningen.

Avsnittet Slutförande innehåller:

  • Uteslut användare som har ett aktivt slutförande för allt valt innehåll – uteslut användare som redan har slutfört relevant innehåll.
  • Inkludera endast användare vars slutföranden har upphört att gälla – inkludera endast användare med utgångna slutföranden.

Avsnittet Övrigt innehåller:

  • Inkludera endast användare som inte har fått ett meddelande om allt valt innehåll tidigare – begränsar gruppen till användare som inte tidigare har fått ett meddelande om allt valt innehåll.

Avsnittet Ägare visar hur arbetsflödesägarens användaromfattning ytterligare begränsar målgruppen.

Ytterligare filter​

Ytterligare filter begränsar målgruppen från kontextfiltren med användarfält. Denna flik använder gränssnittet för tilldelning/filtrering, inklusive avsnitten Filtrera efter regel, Filtreringsresultat, Manuell filtrering och Manuellt filtrerade där de är tillgängliga.

Ett arbetsflöde kan till exempel inkludera obligatoriskt tilldelade för en utbildning och sedan begränsa dem till användare i Finland.

Målgruppslista​

Fliken Målgrupp listar användare som för närvarande ingår i arbetsflödets målgrupp.

Uteslutna​

Fliken Uteslutna listar mål som uteslutits från arbetsflödet och innehåller Uteslut aktuell målgrupp när administratören kan redigera målgruppen.

Uteslutna mål får inga ytterligare meddelanden från detta arbetsflöde, även om de fick tidigare meddelanden. Att utesluta den aktuella målgruppen är användbart för arbetsflöden som välkomstmeddelanden, där befintliga användare utesluts och endast nya användare som kommer in i målgruppen får framtida meddelanden.

varning

Att utesluta användare från målgruppen kan inte ångras.

Skicka meddelanden endast till en fördefinierad målgrupp​

För att skicka ett arbetsflöde endast till en fördefinierad målgrupp, se till att gruppen inkluderas av både innehållsåtkomst och arbetsflödesfilter:

  1. Tilldela relevant innehåll till den fördefinierade gruppen, eller verifiera att en befintlig tilldelning redan omfattar den.
  2. I Kontextfilter, inkludera tilldelningstyperna och slutförandetillståndet som släpper in den fördefinierade gruppen i den första arbetsflödesmålgruppen.
  3. I Ytterligare filter, definiera den fördefinierade gruppen med gränssnittet för tilldelning/filtrering.
  4. I Målgrupp, verifiera att endast de avsedda användarna ingår.

Meddelande​

Avsnittet Meddelande innehåller flikarna Meddelande, Förhandsgranska, Behandlade mål och Nästa mål.

Meddelandeinställningar​

Fliken Meddelande innehåller:

  • Meddelande eller mall – meddelandet eller mallen som valts för detta arbetsflödessteg.
  • Nytt meddelande – skapar ett nytt meddelande från arbetsflödessteget.
  • Målanvändare – skickar meddelandet till användaren, användarens chef eller användarens HR-affärspartner när den mottagartypen är aktiverad.
  • Meddelandetyper – Skicka e-post, Skicka pushavisering, Skicka SMS eller Skicka SMS när e-postadress inte är tillgänglig, beroende på aktiverade meddelandefunktioner.

Chefer och HR-affärspartner får ett meddelande som kan lista alla relevanta målgruppsanvändare.

Förhandsgranska​

Förhandsgranska visar hur arbetsflödesmeddelandet ser ut som e-post, pushavisering eller SMS med exempelvärden för variabler.

Behandlade mål​

Behandlade mål listar användare som redan har behandlats av meddelandesteget. Tabellen kan visa när meddelandet skickades, om det öppnades, om en länk klickades och vilka meddelandetyper som skickades.

Information om öppning och klick kan påverkas av integritetsskydd och e-postklientens beteende.

Nästa mål​

Nästa mål listar användare som får meddelandet nästa gång arbetsflödet körs.

Fördröjning​

Fördröjning ger mottagare tid att slutföra innehållet innan de går vidare till nästa arbetsflödesobjekt.

Avsnittet Fördröjning innehåller:

  • Allmänt – fördröjningens längd.
  • Fördröjda mål – användare som för närvarande väntar i fördröjningssteget.

Olika användare kan befinna sig på olika punkter i fördröjningen beroende på när de fick föregående meddelande.

Fördröjning och upprepa senaste meddelandet​

Fördröjning och upprepa senaste meddelandet fungerar som Fördröjning, men skickar föregående meddelande igen i stället för att gå vidare till ett senare meddelande.

Avsnittet innehåller:

  • Fördröjning – hur lång tid användaren har på sig att slutföra innehållet innan föregående meddelande upprepas.
  • Upprepa – hur många gånger föregående meddelande kan upprepas, från 1 till 10.

Resultat​

Resultat visar arbetsflödets resultatmått och användare som har passerat genom arbetsflödet.

Avsnittet Resultat innehåller:

  • Totalt antal skickade meddelanden – totalt antal skickade arbetsflödesmeddelanden.
  • Ofullständiga fortfarande i arbetsflödet – användare som fortfarande är ofullständiga och fortfarande rör sig genom arbetsflödet.
  • Ofullständiga efter arbetsflöde – användare som fortfarande är ofullständiga efter att ha nått slutet av arbetsflödet.
  • Total slutförandegrad – slutförandegrad för arbetsflödets målgrupp.

Visa befintliga arbetsflöden​

Använd Meddelanden > Arbetsflöden för att granska befintliga arbetsflöden.

Tabellen Arbetsflöden visar kolumner som Namn, Status, Schemaläggning, Har fel?, Mål, Slutförda, Öppnade, Klickade och Uppdaterad.

Statusvärden omfattar:

  • Stoppad – arbetsflödet skickar inte meddelanden.
  • Startar – arbetsflödet håller på att börja köras.
  • Körs – arbetsflödet körs och kan skicka meddelanden.

Schemaläggningsvärden visar om automatisk körning är på eller av. Har fel? anger om arbetsflödet har valideringsproblem. Mål, Slutförda, Öppnade och Klickade sammanfattar aktuell målgrupp och meddelanderesultat.

Tillgängliga åtgärder kan omfatta Lägg till för att skapa ett nytt arbetsflöde.