Hoppa till huvudinnehåll

Vad kan LMS:et göra?

LMS:et är användbart när utbildning måste tilldelas, slutföras, förnyas, bevisas, rapporteras eller kopplas till en annan operativ process.

Den här sidan listar konkreta aktiviteter som Datafisher LMS kan stödja. Den fokuserar på användningsfall som inte alltid är självklara utifrån en enkel beskrivning som "publicera en kurs".

I detta avsnitt​

Utbilda interna medarbetare​

Intern utbildning är medarbetarutbildning som hanteras inom organisationen.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • tilldela obligatorisk, rekommenderad eller valfri utbildning till medarbetare, avdelningar, roller, grupper eller andra målgrupper;
  • ge lärande en portal där de kan se tilldelad utbildning, söka i katalogen, anmäla sig till evenemang och ladda ner intyg;
  • ge chefer en vy över direktrapporter, organisationens utbildningsstatus, ej påbörjad obligatorisk utbildning, slutföranden som håller på att gå ut och punkter som kräver uppmärksamhet;
  • kräva chefens förhandsgodkännande innan en lärande startar utbildning eller anmäler sig till ett evenemang;
  • kräva chefens godkännande efter slutförande innan slutförandet blir giltigt;
  • delegera chefsbehörigheter när en annan person behöver godkänna eller följa upp utbildning för ett team;
  • skicka inbjudningar, tilldelningsmeddelanden, uppföljningspåminnelser och andra utbildningsmeddelanden.

Vägled introduktion och rollbyten​

Introduktion handlar inte bara om att tilldela tio obligatoriska kurser till en ny medarbetare. En ny medarbetare vet kanske inte var hen ska börja, kan inte slutföra allt direkt och behöver ofta praktisk vägledning från flera personer.

Guidad utbildning och checklistor ger ett strukturerat sätt att hantera den processen. En checklista kan kombinera uppgifter för kursslutförande, textuppgifter, utbildare, kommentarer, punktgodkännanden, den lärandes signering och chefens slutliga godkännande.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • skapa återanvändbara checklistemallar för introduktion, rollbyten, platsbyten, befordringar eller återvändande medarbetare;
  • tilldela en kopia av introduktionschecklistan till en direktrapport;
  • kombinera länkade kurspunkter med praktiska textuppgifter, till exempel att träffa en utbildare, gå igenom en lokal process, observera arbete eller bekräfta att utrustning har introducerats;
  • tilldela utbildare till checklistans punkter när en specifik person måste vägleda eller godkänna den delen av introduktionen;
  • kräva utbildarens godkännande innan en punkt räknas som godkänd;
  • låta den lärande, utbildaren och chefen lägga till punktkommentarer när mer sammanhang behövs;
  • hålla checklistan dold medan chefen justerar den tilldelade kopian och sedan göra den synlig för den tilldelade personen när den är klar;
  • följa checklistans framsteg, punkter som kräver uppmärksamhet, utbildargodkännanden, den lärandes signering och chefens slutliga signering;
  • slutföra chefens slutliga godkännande när introduktionsprocessen är klar.

Utbilda externa personer och grupper​

Extern utbildning är för personer som inte är vanliga interna medarbetare, till exempel entreprenörer, partner, kunder, tjänsteleverantörer eller deltagare från en annan organisation.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • skapa externa användarkonton och tilldela utbildning till dem;
  • publicera utbildning som externa lärande kan nå via lärportalen eller en direktlänk;
  • utfärda intyg för slutförd extern utbildning;
  • registrera slutföranden för utbildning som levererats utanför LMS;
  • registrera test-, quiz- och återkopplingssvar kopplade till den lärande, innehåll, evenemang och sessionssammanhang;
  • rapportera deltagande, slutförande, resultat och förbättring över tid till myndigheter, kunder eller andra personer som kräver rapporten;
  • separera externa lärande med grupper, användarfält, kategorier, behörigheter eller målgrupper;
  • rapportera externa lärandes framsteg separat från interna medarbetares framsteg.

Utbilda personer som säljer, stödjer eller använder produkter​

Viss utbildning är för personer som behöver aktuell produkt- eller tjänstekunskap. Det kan omfatta interna säljteam, supportteam, partner, återförsäljare, distributörer, tjänsteleverantörer, kunder, föreningsmedlemmar eller yrkesgrupper.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • publicera produkt-, tjänste-, process-, medlems- eller releaseutbildning för de personer som behöver den;
  • tilldela utbildning efter produktlinje, region, språk, partnernivå, kundgrupp, roll eller medlemsgrupp;
  • certifiera partner, tjänsteleverantörer, återförsäljare eller medlemmar innan de kan representera en produkt eller tillhandahålla en tjänst;
  • uppdatera utbildning när produkter, procedurer, kundkrav eller medlemsregler ändras;
  • följa upp vem som har slutfört den senaste obligatoriska utbildningen;
  • använda quiz, test, återkoppling och aktivitetsvar för att identifiera ämnen som lärande förstod eller missade;
  • hålla stödmaterial, länkar, filer och källfiler kopplade till utbildningsposten för administratörer och författare;
  • rapportera deltagande, slutförande, intyg, förnyelser och resultat per grupp.

Bygg komplexa utbildningsprogram​

Vissa LMS-användningsfall ligger närmare utbildningsföretag eller Moodle-liknande utbildning än enkel arbetsplatsefterlevnad. LMS kan stödja djupare kursstrukturer där lärande går igenom flera moduler, aktiviteter, material och bedömningar.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • bygga inlärningsvägar av flera moduler;
  • kräva styrd progression så att lärande slutför moduler i en definierad ordning;
  • kombinera videor, PDF:er, länkar, SCORM-paket, H5P-innehåll och ytterligare lärmaterial i samma program;
  • behålla källfiler med innehållsposter för administratörers och författares underhåll utan att behandla dessa filer som kursmaterial för lärande;
  • använda förquiz, efterquiz, test och återkopplingsenkäter vid rätt punkter i kursflödet;
  • använda inbyggt H5P för att skapa, redigera, förhandsgranska, ladda upp och återanvända interaktiva läraktiviteter;
  • bädda in H5P som lärinnehåll eller använda H5P-baserade quizfrågor där interaktiv övning behövs;
  • skapa språkinlärnings- eller akademiliknande program där varje modul kan ha eget innehåll, egen rapportering och egen slutförandestatus;
  • uppdatera ett program genom att lägga till nya moduler och låta partiella slutföranden gå ut när befintliga lärande ska slutföra det nya materialet;
  • behålla rapporter på modul- och programnivå så att framsteg kan granskas på olika djup;
  • hantera språkvarianter och paketversioner noggrant så att aktivt innehåll är konsekvent för lärande.

Hantera kompetenser, förnyelser och motsvarigheter​

Kompetenshantering är inte bara "gå den här kursen en gång". LMS kan modellera krav som har giltighetstider, förnyelser, alternativ och bevis.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • använda grund- och förnyelseutbildning när lärande först måste slutföra en fullständig grundutbildning och sedan upprepa en kortare förnyelseutbildning under en begränsad period;
  • använda motsvarande innehåll när flera utbildningar, språk, format eller versioner uppfyller samma krav;
  • ställa in utgångsregler för slutföranden så att ett slutförande går ut eller blir inaktivt efter en definierad tid;
  • meddela lärande innan slutföranden går ut;
  • utfärda intyg och spara slutförandeposter som bevis;
  • rapportera vem som för närvarande har ett giltigt slutförande, vems slutförande håller på att gå ut och vem som måste göra om grundutbildningen.

Hitta utbildningsluckor och planera nästa utbildning​

Utbildningsposter hjälper chefer att se vad personer fortfarande behöver slutföra. LMS kan jämföra obligatorisk utbildning med giltiga slutföranden och visa vad som saknas innan det blir ett problem.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • kontrollera giltiga slutföranden, intyg och kompetenser för ett team, en roll, en plats eller en grupp;
  • hitta obligatorisk utbildning som inte är påbörjad, är ofullständig, har gått ut eller håller på att gå ut;
  • planera utbildning för medarbetare som går över till en ny roll, en ny uppgift eller en ny arbetsplats;
  • tilldela inlärningsvägar, motsvarande utbildning, grundutbildning eller förnyelseutbildning för att täcka det saknade kravet;
  • granska utbildningstäckning efter team, avdelning, plats, roll, grupp eller chefsområde;
  • använda rapporter för nästa års utbildningsplaner, bemanningsdiskussioner och rollbyten;
  • hålla historiska utbildningsposter tillgängliga när tidigare erfarenhet spelar roll för en framtida roll.

Hantera täckning för säkerhet och efterlevnad​

Säkerhets-, regelverks- och annan efterlevnadsutbildning behöver ofta aktiva slutföranden, planerade förnyelser och chefsöverblick. LMS kan hjälpa organisationer att hålla obligatorisk utbildning giltig i stället för att bara lagra engångsslutföranden.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • tilldela säkerhets- och efterlevnadsutbildning till de användare, roller, avdelningar, platser eller tjänsteleverantörsgrupper som behöver den;
  • följa upp vem som för närvarande har ett aktivt slutförande och vem som inte har det;
  • använda utgångsregler så att utbildningen blir aktuell igen innan det gamla slutförandet inte längre är giltigt;
  • meddela lärande innan slutföranden går ut;
  • låta chefer följa upp vems slutföranden håller på att gå ut eller saknas i deras team;
  • planera klassrums- eller platsbaserad säkerhetsutbildning i förväg, till exempel för nästa år;
  • använda evenemangsanmälningar, väntelistor, närvarospårning och manuella slutföranden för att hålla planerad platsutbildning kopplad till samma utbildningspost;
  • rapportera giltig, utgången, snart utgående, ofullständig och ej påbörjad utbildning för revisioner och uppföljning.

Förbered personer för arbete på plats och i specifika lokaler​

Många arbeten kräver lokala instruktioner innan personer börjar arbeta. LMS kan hantera utbildning efter plats, roll, tjänsteleverantörsgrupp eller utrustning och behålla bevis på att rätt personer har slutfört den.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • tilldela plats-, roll-, tjänsteleverantörs- eller utrustningsspecifik utbildning;
  • hålla praktiska instruktioner och standarder konsekventa över platser, avdelningar, skift och tjänsteleverantörsgrupper;
  • använda klassrums-, platsbaserade eller blended-evenemang för praktisk utbildning som inte bara kan slutföras online;
  • registrera närvaro, manuella slutföranden, misslyckanden, frånvaro och kommentarer efter praktisk utbildning;
  • kontrollera att arbetare, tjänsteleverantörer eller besökare har aktiva säkerhets- och efterlevnadsslutföranden innan de arbetar på platsen;
  • låta chefer och platsadministratörer granska saknad, snart utgående och utgången utbildning för sitt område;
  • planera återkommande platsutbildning tillräckligt tidigt så att täckningen förblir giltig när hektiska perioder eller säsongsarbete börjar.

Hantera utbildning om kritiska dokument​

Viss utbildning handlar om att läsa och bekräfta kritiska dokument i stället för att gå en traditionell kurs. LMS kan koppla styrda dokument till utbildningsposter, till exempel ISO-kvalitetsdokument som medarbetare måste utbildas på.

Dokument kan hanteras i SharePoint med versionshantering, godkännandeflöden och publicering, eller så kan LMS hantera dokumentversioner själv. I båda modellerna kan LMS hitta den relevanta versionen för utbildning och hantera den obligatoriska utbildningen automatiskt.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • tilldela dokumentbaserad utbildning till de medarbetare vars roll, avdelning, plats eller arbete kräver dokumentet;
  • följa upp om den lärande slutförde utbildningen för det obligatoriska dokumentet;
  • använda publicerade SharePoint-dokumentversioner som källa för utbildning när dokument underhålls utanför LMS;
  • hantera dokumentversioner direkt i LMS när LMS är källa för utbildningsdokumentet;
  • hantera dokumentversioner så att utbildningen följer den version som för närvarande är relevant;
  • automatiskt låta gamla slutföranden gå ut när en ny dokumentversion publiceras eller görs tillgänglig för utbildning;
  • meddela medarbetare när en relevant dokumentversion kräver ny utbildning;
  • hålla den fullständiga utbildningsloggen tillgänglig för ISO-, kvalitets- och efterlevnadsrevisioner.

Hantera utbildning på externa plattformar​

Utbildning kan ske i en annan lärplattform samtidigt som LMS förblir platsen där tilldelningar, grupper och poster hanteras.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • representera en extern kurs i LMS så att den kan tilldelas och rapporteras som annan utbildning;
  • markera en kurs som genomförd utanför LMS när LMS lagrar posten men själva utbildningen sker någon annanstans;
  • synkronisera kurser, användare, tilldelningar och slutföranden från en extern plattform som Learnifier;
  • visa lärande att en extern kurs inte kan genomföras direkt i LMS och att slutförandestatus kan uppdateras senare;
  • använda manuella slutföranden eller importer när den externa plattformen inte skickar slutföranden automatiskt;
  • kombinera externa slutföranden med intyg, rapportering, förnyelser och kompetensregler.

Genomför instruktörsledda utbildningsevenemang​

Instruktörsledd utbildning använder LMS för att hantera schemalagt deltagande, inte bara självstudier online.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • skapa klassrums-, online- eller blended-evenemang;
  • definiera utbildare, kontaktpersoner, platser, möteslänkar, evenemangsbeskrivningar och deltagarinformation;
  • öppna anmälan, stänga anmälan före evenemanget och styra avbokningsdeadlines;
  • använda väntelistor när evenemang är fulla eller när lärande väntar på ett lämpligt evenemang;
  • kräva chefens godkännande för evenemangsanmälan;
  • registrera närvaro som slutförd, ofullständig, misslyckad eller frånvarande;
  • massuppdatera närvaro från ett kalkylark;
  • registrera intern evenemangskostnad, deltagarsynlig kostnad, regler för avbokningskostnad och deltagarkostnadsdata;
  • skicka evenemangsmeddelanden för registrering, avbokning, ändring, påminnelser, återkoppling, quiz och omarkerad närvaro.

Följ upp evenemangslik utbildning utan fasta datum​

Viss instruktörsledd eller operativ utbildning är känd innan det exakta datumet är känt, eller så hanteras det detaljerade schemat utanför LMS. Evenemangsinnehåll kan fortfarande vara användbart för anmälnings- och slutförandearbetsflödet.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • skapa evenemangsinnehåll med Inga tidsluckor när ett fast evenemangsschema inte ska visas;
  • samla intresse eller anmälningar innan datum är bekräftade;
  • använda den globala väntelistan för lärande som behöver ett lämpligt evenemang;
  • lägga till deltagaruppgifter medan praktisk schemaläggning sker utanför LMS;
  • registrera närvaro eller slutföranden efter att utbildningen har ägt rum;
  • använda meddelanden på evenemangsnivå och externa informationsfält när deltagare behöver instruktioner som inte lagras som fasta LMS-tidsluckor.

Följ upp varaktighet, kostnad och utbildningsbevis​

Utbildningsposter behöver ofta mer än slutförandestatus. LMS kan lagra varaktighet, kostnader, intyg och bevis som behövs för rapportering.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • ange standardvaraktighet för innehåll;
  • registrera faktisk tid där LMS har den datan;
  • lägga till utbildningsvaraktighet när manuella slutföranden skapas;
  • beräkna evenemangsvaraktighet från evenemangets tidsluckor;
  • visa start- och slutförandetid på intyg när intygsvaraktighet behövs;
  • rapportera standardutbildningsvaraktighet, faktisk tid, total utbildningsvaraktighet och sessionskostnad;
  • använda varaktighetsrapporter för lokala rapporteringsbehov, till exempel rapportering av utbildningsvaraktighet i Finland, utan att behandla LMS-rapporten som skatterådgivning;
  • spara kommentarer, intygs-ID:n, slutförandedatum, evenemangs-ID:n och importerade fildetaljer som en del av utbildningsbeviset.

Rapportera utbildningsstatus, svar, kostnad och framsteg​

Rapporter visar vad som har slutförts, vad som saknas, vad utbildningen kostar och vad lärande svarade. Samma information kan granskas i LMS, laddas ner för offlinearbete eller sammanfattas för uppföljning och planering.

När AI-rapportinsikter används bearbetas rapportdata lokalt och personuppgifter skickas inte utanför LMS.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • använda Min organisation för att se utbildningsstatus per avdelning;
  • borra ner genom organisationsstrukturen till den lägsta teamnivå som chefen får se;
  • använda enkla rapporter för en vald utbildning;
  • använda avancerade rapporter för en kurs, flera kurser, en kurskategori eller alla kurser som behöver ingå i samma rapport;
  • granska slutförandestatus, utgångna slutföranden, slutföranden som håller på att gå ut, ej påbörjad utbildning, ofullständig utbildning och misslyckad utbildning;
  • ladda ner detaljerade resultat eller aggregatresultat som XLSX, CSV eller TSV;
  • bearbeta nedladdade resultat offline i kalkylarksverktyg eller andra rapporteringsverktyg vid behov;
  • ladda ner resultat för en kurs, flera kurser eller alla kurser samtidigt när rapporten är konfigurerad så;
  • använda rapporter för kostnadshantering, utbildningsbudgetar, uppföljning av evenemangskostnader och nästa utbildningsplaner;
  • använda rapporter över lärandes svar för att granska quiz-, test-, återkopplings- och aktivitetsvar;
  • sammanfatta lärandes svar för att se vanliga missförstånd, starka ämnen, svaga ämnen och förändringar över tid;
  • analysera framsteg efter avdelning, team, grupp, kurs, status, datum eller andra tillgängliga användarfält;
  • använda AI-rapportinsikter för att konfigurera en rapport med naturligt språk;
  • be om ytterligare diagram, tabeller eller resultatsammanfattningar med naturligt språk efter att rapportdata är tillgänglig.

Stöd säkerhetsflöden för besökare och tjänsteleverantörer​

Säkerhetsutbildning för besökare och tjänsteleverantörer kopplar lärposter till fysisk platsåtkomst, intygsvalidering och platsens passerkontrollprocesser.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • registrera enskilda besökare, grupper, tjänsteleverantörer, lastbilschaufförer eller andra typer av besökare;
  • välja besöksplats och typ av besökare så att rätt säkerhetsutbildning gäller;
  • kräva säkerhetsutbildning för besökare före eller under ett platsbesök;
  • utfärda besöksintyg efter utbildning;
  • validera intyg med QR-koder eller kodbaserade kontroller;
  • kontrollera om ett intyg är giltigt för den relevanta platsen;
  • skicka information om besökare, besök eller utbildningsstatus till ett passerkontrollsystem när platsen använder en integrerad passerkontrollprocess;
  • använda den tillhandahållna QR-koden på platsen för att verifiera person, intyg och utbildningsslutförande innan åtkomst tillåts;
  • behålla skanningsposter som visar skanningstid, skanningsplats, besökarens namn, besökarens företag, giltighetsresultat och vem som skannade intyget;
  • granska besök, registreringar, intyg, platser, besöksadministratörer och besöksstatistik.

Sälj eller publicera utbildning till externa lärande​

Vissa organisationer använder LMS för att tillhandahålla utbildning utanför den egna medarbetarbasen, inklusive kundutbildning, partnerutbildning, hållbarhetsutbildning eller andra externa program.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • publicera en utbildningskatalog för externa lärande;
  • hantera åtkomst för externa användare eller grupper;
  • följa upp anmälan, slutförande, intyg och giltighet för externa lärande;
  • registrera kostnad per deltagare eller deltagarkostnad för evenemang där LMS behöver kostnadsöverblick;
  • rapportera deltagande och slutförande för extern utbildning;
  • använda LMS-poster som utbildningsbevis medan betalning, fakturering eller kommersiell orderhantering hanteras externt eller integreras vid behov.

Bevara utbildningshistorik och arkiv​

LMS kan också användas som historisk utbildningspost, inte bara som platsen där ny utbildning sker.

Det kan vara viktigt långt efter att utbildningen ägde rum. Om någon till exempel arbetade med farliga kemikalier eller i en farlig miljö kan hälsoproblem visa sig många år senare. Organisationen kan då behöva bevisa att medarbetaren fick den obligatoriska utbildningen vid den tidpunkten.

Typiska aktiviteter omfattar att:

  • importera gamla utbildningsslutföranden till LMS;
  • lägga till manuella slutföranden för historiska kurser, klassrumsutbildning, extern utbildning eller erfarenhetsbaserad tillgodoräkning;
  • spara slutförandedatum, varaktighet, kommentarer, källfilsdetaljer, intygs-ID:n och relaterad evenemangsinformation;
  • arkivera innehåll som lärande inte längre behöver se samtidigt som det förblir tillgängligt för historik, rapportering eller revision;
  • inkludera arkiverat innehåll eller arkiverade försök när historiska rapporter behöver dem;
  • behålla långsiktiga bevis för högriskarbete som farliga kemikalier, farliga miljöer, säkerhetskritiska uppgifter eller annan utbildning som kan behöva bevisas många år senare;
  • återställa manuella slutförandeimporter när en import skapades felaktigt och återställning är tillgänglig.