Siirry pääsisältöön

Viestiketjut

Viestiketjut lähettävät koulutuskutsuja ja muistutuksia kohderyhmälle. Viestiketju yhdistää olennaiset sisällöt, kohderyhmäsäännöt, viestit, viiveet, aikatauluasetukset ja tulosten seurannan.

Viestit lähetetään vain, kun viestiketju suoritetaan. Viestiketju voidaan suorittaa manuaalisesti tai ajastaa suoritettavaksi automaattisesti.

important

Ajastetuissa viestiketjuissa on turvatarkistus. Kun uusien ensimmäisen viestin vastaanottajien määrä kasvaa yli viestiketjun turvarajan, ajastettu suoritus keskeytetään, kunnes kasvu vahvistetaan manuaalisesti.

Tässä osiossa​

Luo uusi viestiketju​

Uudet viestiketjut alkavat yleisistä viestiketjutiedoista ja viestiketjupohjasta.

Yleiset-osio sisältää:

  • Nimi – viestiketjun nimi.
  • Lyhyt kuvaus – lyhyt kuvaus viestiketjun tarkoituksesta.
  • Olennaiset sisällöt – yksi tai useampi sisältö, johon viestiketju kutsuu käyttäjiä tai josta se muistuttaa.
  • Käyttöoikeustunnisteet – tähän entiteettiin liittyvät käyttöoikeustunnisteet.

Viestiketjupohja-osio sisältää:

  • Kutsu – viestiketju, jossa on yksi kutsuviesti.
  • Kutsu ja seurantamuistutus – viestiketju, jossa on kutsu, viive ja muistutus käyttäjille, jotka eivät suorittaneet koulutusta viiveen aikana.
  • Kutsu ja seurantamuistutukset perehdytettävälle ja hänen esihenkilölleen – viestiketju, jossa on käyttäjämuistutuksia ja esihenkilön muistutus.
  • Kutsu ja seurantamuistutukset perehdytettävälle, hänen esihenkilölleen ja HR-liiketoimintakumppanille – viestiketju, jossa on käyttäjä-, esihenkilö- ja HR-liiketoimintakumppanien muistutuksia. Tämä pohja näkyy vain, kun HR-liiketoimintakumppanien vastaanottajat on otettu käyttöön.

Viestejä ja viiveitä voidaan lisätä viestiketjuun tai poistaa siitä luomisen jälkeen.

Muokkaa viestiketjua​

Viestiketjusivu näyttää yhteenvetokortit kohteille Kohderyhmä, Suoritusaste, Avausaste ja Klikkausaste.

Käytettävissä oleviin viestiketjutoimintoihin voi kuulua:

  • Poista – poistaa viestiketjun, kun ylläpitäjällä on oikeus ja viestiketju on muokattavissa.
  • Lisää viesti – lisää viestivaiheen viestiketjuun.
  • Lisää viive – lisää odotusjakson ennen seuraavaa viestiä.
  • Lisää viive ja toista viimeinen viesti – lisää toistovaiheen edelliselle viestille.

Viestiketjun hallinta on jaettu osiin:

  • Viestiketju – tila, yleiset tiedot, omistaja ja aikataulu.
  • Kohderyhmä – kontekstisuodattimet, lisäsuodattimet, kohdekäyttäjät ja poissuljetut käyttäjät.
  • Viesti – viestin valinta, vastaanottajatyyppi, viestityypit, esikatselut, käsitellyt kohteet ja seuraavat kohteet.
  • Viive – odotusjakso ennen seuraavaa viestiketjukohdetta.
  • Viive ja toista viimeinen viesti – odotusjakso, jonka jälkeen edellinen viesti lähetetään uudelleen.
  • Tulokset – viestiketjun tulosmittarit ja käyttäjät, jotka ovat kulkeneet viestiketjun läpi.

Viestiketju​

Viestiketju-osio sisältää Tila, Yleiset, Omistaja ja Aikataulu -välilehdet.

Tila​

Tila-välilehti sisältää:

  • Validointi – havaitut virheet ja varoitukset. Virheet on korjattava ennen kuin viestiketju voidaan käynnistää.
  • Ajastettu suoritus – nykyinen aikataulutila, arvioidut vastaanottajat, turvarajatiedot, Käynnistä ajastettu suoritus, Pysäytä ajastettu suoritus ja tarvittaessa Vahvista kohteiden kasvu.
  • Suorita viestiketju – nykyinen suoritustila, arvioidut vastaanottajat, Suorita viestiketju heti ja tarvittaessa Pysäytä viestiketju.

Yleiset​

Yleiset-välilehti sisältää:

  • Nimi – viestiketjun nimi.
  • Lyhyt kuvaus – lyhyt kuvaus viestiketjun tarkoituksesta.
  • Olennaiset sisällöt – sisällöt, joita käytetään kohderyhmäsuodattimissa ja viestimuuttujissa.
  • Käyttöoikeustunnisteet – tunnisteet, jotka ohjaavat pääsyä viestiketjuun.

Omistaja​

Omistaja-välilehti sisältää Laajuus- ja Omistajuus-tietoja.

Viestiketjun laajuus rajaa, ketkä voivat vastaanottaa viestejä. Jos viestiketjun omistajan käyttäjälaajuus on esimerkiksi rajattu Suomen käyttäjiin, viestiketju ei voi lähettää viestejä käyttäjille tämän laajuuden ulkopuolella.

Omistaja-välilehti voi sisältää:

  • Nykyinen viestiketjun laajuus – viestiketjun omistajaan tällä hetkellä liitetty käyttäjälaajuus.
  • Päivitä laajuus – päivittää viestiketjun laajuuden nykyisen omistajan laajuuteen.
  • Ota omistajuus – tekee nykyisestä ylläpitäjästä viestiketjun omistajan ja korvaa viestiketjun laajuuden hänen nykyisellä laajuudellaan.

Vaikka omistajan laajuus jo rajaisi vastaanottajia, määritä tarkoitettu kohderyhmä erikseen kohdassa Kohderyhmä. Omistajan laajuus voi muuttua myöhemmin.

Aikataulu​

Aikataulu-välilehti ohjaa automaattista viestiketjun suoritusta.

Aikatauluvaihtoehtoja ovat:

  • manuaalisesti – ei automaattista aikataulua.
  • päivittäin – suoritetaan joka päivä.
  • viikoittain – suoritetaan joka viikko valittuna viikonpäivänä.
  • joka toinen viikko – suoritetaan joka toinen viikko valittuna viikonpäivänä.
  • kuukausittain – suoritetaan joka kuukausi valittuna päivänä.
  • tiettynä päivänä – suoritetaan kerran valittuna päivänä.

Aikataululomake voi sisältää Viikonpäivä, Kuukauden päivä, Päivämäärä, Tunti, Aikavyöhyke ja Päättymispäivä -kentät valitun aikataulun mukaan.

Kun aikataulu on määritetty, aktivoi se Tila-välilehden Käynnistä ajastettu suoritus -toiminnolla.

Kohderyhmä​

Kohderyhmä-osio sisältää Kontekstisuodattimet, Lisäsuodattimet, Kohderyhmä ja Poissuljetut -välilehdet.

Kontekstisuodattimet​

Kontekstisuodattimet määrittävät alkuperäisen vastaanottajaryhmän viestiketjun olennaisista sisällöistä.

Kohdistus-osio sisältää:

  • Sisällytä pakolliset kohdistuksen saajat – sisällytä pakolliseksi kohdistetut käyttäjät.
  • Sisällytä suositellut kohdistuksen saajat – sisällytä suositelluksi kohdistetut käyttäjät.
  • Sisällytä valinnaiset kohdistuksen saajat – sisällytä valinnaiseksi kohdistetut käyttäjät.

Jos kohdistusvaihtoehtoja ei valita, alkuperäinen ryhmä voi sisältää kaikki LMS:n käyttäjät muiden suodattimien ja omistajan laajuuden mukaan.

Suoritusmerkintä-osio sisältää:

  • Sulje pois käyttäjät, joilla on aktiivinen suoritusmerkintä kaikista valituista sisällöistä – sulje pois käyttäjät, jotka ovat jo suorittaneet olennaiset sisällöt.
  • Sisällytä vain käyttäjät, joiden suoritusmerkinnät ovat vanhentuneet – sisällytä vain käyttäjät, joilla on vanhentuneita suoritusmerkintöjä.

Sekalaiset-osio sisältää:

  • Sisällytä vain käyttäjät, jotka eivät ole aiemmin saaneet viestiä kaikista valituista sisällöistä – rajaa ryhmän käyttäjiin, jotka eivät ole aiemmin saaneet viestiä kaikista valituista sisällöistä.

Omistaja-osio näyttää, miten viestiketjun omistajan käyttäjälaajuus rajaa kohderyhmää edelleen.

Lisäsuodattimet​

Lisäsuodattimet rajaavat kontekstisuodattimien kohderyhmää käyttäjäkentillä. Tämä välilehti käyttää kohdistus-/suodatuskäyttöliittymää, mukaan lukien Suodata säännön mukaan, Suodatuksen tulokset, Manuaalinen suodatus ja Manuaalisesti suodatettu -osiot, kun ne ovat käytettävissä.

Viestiketju voi esimerkiksi sisällyttää koulutuksen pakolliset kohdistuksen saajat ja rajata heidät sitten Suomen käyttäjiin.

Kohderyhmälista​

Kohderyhmä-välilehti listaa käyttäjät, jotka tällä hetkellä sisältyvät viestiketjun kohderyhmään.

Poissuljetut​

Poissuljetut-välilehti listaa viestiketjusta poissuljetut kohteet ja sisältää Sulje nykyinen kohderyhmä pois, kun ylläpitäjä voi muokata kohderyhmää.

Poissuljetut kohteet eivät saa tästä viestiketjusta enää viestejä, vaikka ne olisivat saaneet aiempia viestejä. Nykyisen kohderyhmän poissulkeminen on hyödyllistä esimerkiksi tervetuloviesteissä, joissa olemassa olevat käyttäjät suljetaan pois ja vain kohderyhmään tulevat uudet käyttäjät saavat tulevia viestejä.

varoitus

Käyttäjien poissulkemista kohderyhmästä ei voi peruuttaa.

Viestien lähettäminen vain ennalta määritetylle kohderyhmälle​

Jos haluat lähettää viestiketjun vain ennalta määritetylle kohderyhmälle, varmista, että ryhmä sisältyy sekä sisällön pääsyn että viestiketjun suodattimien kautta:

  1. Kohdista olennainen sisältö ennalta määritetylle ryhmälle tai varmista, että olemassa oleva kohdistus kattaa sen jo.
  2. Sisällytä Kontekstisuodattimissa kohdistustyypit ja suoritusmerkinnän tila, jotka päästävät ennalta määritetyn ryhmän alkuperäiseen viestiketjun kohderyhmään.
  3. Määritä ennalta määritetty ryhmä Lisäsuodattimissa kohdistus-/suodatuskäyttöliittymällä.
  4. Varmista Kohderyhmässä, että vain tarkoitetut käyttäjät sisältyvät.

Viesti​

Viesti-osio sisältää Viesti, Esikatselu, Käsitellyt kohteet ja Seuraavat kohteet -välilehdet.

Viestiasetukset​

Viesti-välilehti sisältää:

  • Viesti tai pohja – tähän viestiketjuvaiheeseen valittu viesti tai pohja.
  • Uusi viesti – luo uuden viestin viestiketjuvaiheesta.
  • Kohdekäyttäjä – lähettää viestin käyttäjälle, käyttäjän esihenkilölle tai käyttäjän HR-liiketoimintakumppanille, kun kyseinen vastaanottajatyyppi on käytössä.
  • Viestityypit – Lähetä sähköposti, Lähetä push-ilmoitus, Lähetä SMS tai Lähetä SMS, kun sähköpostiosoite ei ole saatavilla, käytössä olevien viestintäominaisuuksien mukaan.

Esihenkilön ja HR-liiketoimintakumppanin vastaanottajat saavat yhden viestin, joka voi listata kaikki olennaiset kohderyhmän käyttäjät.

Esikatselu​

Esikatselu näyttää, miltä viestiketjun viesti näyttää sähköpostina, push-ilmoituksena tai SMS:nä esimerkkimuuttuja-arvoilla.

Käsitellyt kohteet​

Käsitellyt kohteet listaa käyttäjät, jotka viestivaihe on jo käsitellyt. Taulukko voi näyttää, milloin viesti lähetettiin, avattiinko se, klikattiinko linkkiä ja mitä viestityyppejä lähetettiin.

Avaus- ja klikkaustietoihin voivat vaikuttaa yksityisyyssuoja ja sähköpostiohjelman toiminta.

Seuraavat kohteet​

Seuraavat kohteet listaa käyttäjät, jotka saavat viestin seuraavan kerran, kun viestiketju suoritetaan.

Viive​

Viive antaa vastaanottajille aikaa suorittaa sisältö ennen kuin he siirtyvät seuraavaan viestiketjukohteeseen.

Viive-osio sisältää:

  • Yleiset – viiveen pituus.
  • Viivästetyt kohteet – käyttäjät, jotka tällä hetkellä odottavat viivevaiheessa.

Eri käyttäjät voivat olla viiveen eri kohdissa sen mukaan, milloin he saivat edellisen viestin.

Viive ja toista viimeinen viesti​

Viive ja toista viimeinen viesti toimii kuten Viive, mutta lähettää edellisen viestin uudelleen sen sijaan, että se siirtyisi myöhempään viestiin.

Osio sisältää:

  • Viive – kuinka kauan käyttäjällä on aikaa suorittaa sisällöt ennen kuin edellinen viesti toistetaan.
  • Toista – kuinka monta kertaa edellinen viesti voidaan toistaa, 1-10 kertaa.

Tulokset​

Tulokset näyttävät viestiketjun tulosmittarit ja käyttäjät, jotka ovat kulkeneet viestiketjun läpi.

Tulokset-osio sisältää:

  • Lähetettyjä viestejä yhteensä – lähetettyjen viestiketjuviestien kokonaismäärä.
  • Keskeneräiset edelleen viestiketjussa – käyttäjät, jotka ovat edelleen keskeneräisiä ja liikkuvat edelleen viestiketjussa.
  • Keskeneräiset viestiketjun jälkeen – käyttäjät, jotka ovat edelleen keskeneräisiä viestiketjun loppuun päästyään.
  • Kokonaisuuden suoritusaste – viestiketjun kohderyhmän suoritusaste.

Tarkastele olemassa olevia viestiketjuja​

Käytä kohtaa Viestintä > Viestiketjut olemassa olevien viestiketjujen tarkasteluun.

Viestiketjut-taulukko näyttää sarakkeita, kuten Nimi, Tila, Ajastus, Onko virheitä?, Kohteet, Suoritettu, Avattu, Klikattu ja Päivitetty.

Tila-arvoja ovat:

  • Pysäytetty – viestiketju ei lähetä viestejä.
  • Käynnistyy – viestiketju on alkamassa.
  • Käynnissä – viestiketju on käynnissä ja voi lähettää viestejä.

Ajastusarvot näyttävät, onko automaattinen suoritus päällä vai pois. Onko virheitä? kertoo, onko viestiketjussa validointiongelmia. Kohteet, Suoritettu, Avattu ja Klikattu tiivistävät nykyisen kohderyhmän ja viestintätulokset.

Käytettävissä oleviin toimintoihin voi kuulua Lisää uuden viestiketjun luomista varten.