Siirry pääsisältöön

Mitä LMS voi tehdä?

LMS on hyödyllinen silloin, kun koulutus täytyy kohdistaa, suorittaa, uusia, todentaa, raportoida tai liittää toiseen operatiiviseen prosessiin.

Tämä sivu luettelee konkreettisia toimintoja, joita Datafisher LMS voi tukea. Se keskittyy käyttötapauksiin, jotka eivät aina ole ilmeisiä tavallisesta "julkaise sisältö" -kuvauksesta.

Tässä osiossa​

Kouluta sisäisiä työntekijöitä​

Sisäinen koulutus on organisaation sisällä hallittua työntekijöiden koulutusta.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • pakollisen, suositellun tai valinnaisen koulutuksen kohdistaminen työntekijöille, osastoille, rooleille, ryhmille tai muille kohderyhmille;
  • oppijoille portaalin tarjoaminen, jossa he näkevät kohdistetun koulutuksen, etsivät katalogista, ilmoittautuvat tapahtumiin ja lataavat todistuksia;
  • esihenkilöille näkymän tarjoaminen suorista alaisista, organisaation koulutustilasta, aloittamattomista pakollisista koulutuksista, vanhenevista suoritusmerkinnöistä ja huomiota vaativista kohteista;
  • esihenkilön ennakkohyväksynnän vaatiminen ennen kuin oppija aloittaa koulutuksen tai ilmoittautuu tapahtumaan;
  • esihenkilön hyväksynnän vaatiminen suorituksen jälkeen ennen kuin suoritusmerkinnästä tulee voimassa oleva;
  • esihenkilön oikeuksien delegointi, kun toisen henkilön täytyy hyväksyä tai seurata tiimin koulutusta;
  • kutsujen, kohdistusilmoitusten, seurantamuistutusten ja muiden koulutusviestien lähettäminen.

Ohjaa työntekijän perehdytystä ja roolimuutoksia​

Perehdytys ei ole vain kymmenen pakollisen sisällön kohdistamista uudelle työntekijälle. Uusi työntekijä ei välttämättä tiedä, mistä aloittaa, ei voi suorittaa kaikkea heti ja tarvitsee usein käytännön ohjausta usealta henkilöltä.

Työnopastus ja perehdytyspohjat tarjoavat rakenteisen tavan hallita tätä prosessia. Perehdytyspohja voi yhdistää sisällön suorittamiseen liittyviä tehtäviä, tekstitehtäviä, kouluttajia, kommentteja, kohtien hyväksyntöjä, oppijan allekirjoituksen ja esihenkilön lopullisen hyväksynnän.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • uudelleenkäytettävien perehdytyspohjien luominen perehdytykseen, roolimuutoksiin, sijaintimuutoksiin, ylennyksiin tai palaaviin työntekijöihin;
  • perehdytyspohjan kopion kohdistaminen suoralle alaiselle;
  • linkitettyjen sisältökohtien yhdistäminen käytännön tekstitehtäviin, kuten kouluttajan tapaamiseen, paikallisen prosessin läpikäyntiin, työn seuraamiseen tai sen vahvistamiseen, että laitteet on esitelty;
  • kouluttajien määrittäminen perehdytyspohjan kohtiin, kun tietyn henkilön täytyy ohjata tai hyväksyä kyseinen perehdytyksen osa;
  • kouluttajan hyväksynnän vaatiminen ennen kuin kohta lasketaan hyväksytyksi;
  • oppijan, kouluttajan ja esihenkilön kommenttien salliminen, kun lisäkontekstia tarvitaan;
  • perehdytyspohjan pitäminen piilossa, kun esihenkilö muokkaa kohdistettua kopiota, ja sen tekeminen näkyväksi kohdistuksen saajalle, kun se on valmis;
  • perehdytyspohjan edistymisen, huomiota vaativien kohtien, kouluttajan hyväksyntöjen, oppijan allekirjoituksen ja esihenkilön lopullisen allekirjoituksen seuraaminen;
  • esihenkilön lopullisen hyväksynnän tekeminen, kun perehdytysprosessi on valmis.

Kouluta ulkoisia henkilöitä ja ryhmiä​

Ulkoinen koulutus on tarkoitettu henkilöille, jotka eivät ole tavallisia sisäisiä työntekijöitä, kuten urakoitsijoille, kumppaneille, asiakkaille, palveluntarjoajille tai toisen organisaation osallistujille.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • ulkoisten käyttäjätilien luominen ja koulutuksen kohdistaminen heille;
  • koulutuksen julkaiseminen niin, että ulkoiset oppijat voivat käyttää sitä oppimisportaalin tai suoran linkin kautta;
  • todistusten myöntäminen suoritetusta ulkoisesta koulutuksesta;
  • LMS:n ulkopuolella toteutetun koulutuksen suoritusmerkintöjen tallentaminen;
  • oppijaan, sisältöön, tapahtumaan ja istuntokontekstiin liittyvien testien, arviointien ja palautekyselyjen vastausten tallentaminen;
  • osallistumisen, suorittamisen, tulosten ja ajan myötä tapahtuvan parannuksen raportointi viranomaisille, asiakkaille tai muille raporttia tarvitseville henkilöille;
  • ulkoisten oppijoiden erottaminen ryhmien, käyttäjäkenttien, kategorioiden, käyttöoikeuksien tai kohderyhmien avulla;
  • ulkoisten oppijoiden edistymisen raportointi erillään sisäisten työntekijöiden edistymisestä.

Kouluta ihmisiä, jotka myyvät, tukevat tai käyttävät tuotteita​

Osa koulutuksesta on tarkoitettu ihmisille, jotka tarvitsevat ajantasaista tuote- tai palvelutietoa. Tämä voi tarkoittaa sisäisiä myyntitiimejä, tukitiimejä, kumppaneita, jälleenmyyjiä, jakelijoita, palveluntarjoajia, asiakkaita, yhdistyksen jäseniä tai ammattiryhmiä.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • tuote-, palvelu-, prosessi-, jäsenyys- tai julkaisukoulutuksen julkaiseminen sitä tarvitseville ihmisille;
  • koulutuksen kohdistaminen tuotelinjan, alueen, kielen, kumppanitason, asiakasryhmän, roolin tai jäsenryhmän mukaan;
  • kumppaneiden, palveluntarjoajien, jälleenmyyjien tai jäsenten sertifiointi ennen kuin he voivat edustaa tuotetta tai tarjota palvelua;
  • koulutuksen päivittäminen, kun tuotteet, menettelyt, asiakasvaatimukset tai jäsenyyssäännöt muuttuvat;
  • sen seuraaminen, kuka on suorittanut viimeisimmän vaaditun koulutuksen;
  • testien, arviointien, palautteen ja aktiviteettivastausten käyttäminen sen tunnistamiseen, mitkä aiheet oppijat ymmärsivät ja mitkä jäivät epäselviksi;
  • tukimateriaalien, linkkien, tiedostojen ja lähdetiedostojen säilyttäminen koulutusrekordissa ylläpitäjiä ja tekijöitä varten;
  • osallistumisen, suorittamisen, todistusten, uusintojen ja tulosten raportointi ryhmittäin.

Rakenna monimutkaisia koulutusohjelmia​

Jotkin LMS-käyttötapaukset ovat lähempänä koulutusyrityksen tai Moodle-tyylistä koulutusta kuin yksinkertaista työpaikan vaatimustenmukaisuuskoulutusta. LMS voi tukea syvempiä sisältörakenteita, joissa oppijat etenevät useiden moduulien, aktiviteettien, materiaalien ja arviointien läpi.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • oppimispolkujen rakentaminen useista moduuleista;
  • vaiheittaisen etenemisen vaatiminen niin, että oppijat suorittavat moduulit määritetyssä järjestyksessä;
  • videoiden, PDF-tiedostojen, linkkien, SCORM-pakettien, H5P-sisällön ja lisäoppimateriaalien yhdistäminen samaan ohjelmaan;
  • lähdetiedostojen säilyttäminen sisältörekordeissa ylläpitäjien ja tekijöiden ylläpitoa varten ilman, että niitä käsitellään oppijoille näkyvänä kurssimateriaalina;
  • ennakkotestien, jälkitestien, arviointien ja palautekyselyjen käyttö oikeissa kohdissa koulutuksen kulkua;
  • sisäänrakennetun H5P:n käyttö interaktiivisten oppimistehtävien luomiseen, muokkaamiseen, esikatseluun, lataamiseen ja uudelleenkäyttöön;
  • H5P:n upottaminen oppimissisällöksi tai H5P-pohjaisten testikysymysten käyttäminen, kun interaktiivista harjoittelua tarvitaan;
  • kieltenopetus- tai akatemiatyyppisten ohjelmien luominen, joissa jokaisella moduulilla voi olla oma sisältö, raportointi ja suoritustila;
  • ohjelman päivittäminen lisäämällä uusia moduuleja ja vanhentamalla osittaisia suoritusmerkintöjä, kun nykyisten oppijoiden tulee suorittaa uusi materiaali;
  • moduuli- ja ohjelmatason raporttien säilyttäminen, jotta edistymistä voidaan tarkastella eri tarkkuuksilla;
  • kieliversioiden ja pakettiversioiden huolellinen käsittely, jotta aktiivinen sisältö pysyy oppijoille yhtenäisenä.

Hallitse pätevyyksiä, uusintoja ja vastaavia koulutuksia​

Pätevyyden hallinta ei tarkoita vain "suorita tämä sisältö kerran". LMS voi mallintaa vaatimuksia, joilla on voimassaoloaika, uusinnat, vaihtoehdot ja todisteet.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • perus- ja uusintakoulutuksen käyttö, kun oppijoiden täytyy ensin suorittaa täysi peruskoulutus ja sen jälkeen lyhyempi uusintakoulutus määräajoin;
  • vastaavien sisältöjen käyttö, kun useat koulutukset, kielet, muodot tai versiot täyttävät saman vaatimuksen;
  • suoritusmerkinnän vanhenemissääntöjen asettaminen niin, että suoritusmerkintä vanhenee tai muuttuu ei-aktiiviseksi määritetyn ajan jälkeen;
  • oppijoiden ilmoittaminen ennen suoritusmerkintöjen vanhenemista;
  • todistusten myöntäminen ja suoritusmerkintöjen säilyttäminen todisteena;
  • raportointi siitä, kenellä on tällä hetkellä voimassa oleva suoritusmerkintä, kenen suoritusmerkintä on vanhenemassa ja kenen täytyy suorittaa peruskoulutus uudelleen.

Löydä koulutuspuutteet ja suunnittele seuraava koulutus​

Koulutusrekordit auttavat esihenkilöitä näkemään, mitä ihmisten täytyy vielä suorittaa. LMS voi verrata vaadittua koulutusta voimassa oleviin suoritusmerkintöihin ja näyttää, mitä puuttuu ennen kuin siitä tulee ongelma.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • tiimin, roolin, sijainnin tai ryhmän voimassa olevien suoritusmerkintöjen, todistusten ja pätevyyksien tarkistaminen;
  • vaaditun koulutuksen löytäminen, kun se on aloittamatta, kesken, vanhentunut tai vanhenemassa;
  • koulutuksen suunnittelu työntekijöille, jotka siirtyvät uuteen rooliin, uuteen tehtävään tai uuteen työskentelypaikkaan;
  • oppimispolkujen, vastaavan koulutuksen, peruskoulutuksen tai uusintakoulutuksen kohdistaminen puuttuvan vaatimuksen kattamiseksi;
  • koulutuskattavuuden tarkastelu tiimin, osaston, sijainnin, roolin, ryhmän tai esihenkilöalueen mukaan;
  • raporttien käyttäminen seuraavan vuoden koulutussuunnitelmiin, henkilöstökeskusteluihin ja roolimuutoksiin;
  • historiallisen koulutustiedon pitäminen saatavilla, kun aiemmalla kokemuksella on merkitystä tulevassa roolissa.

Hallitse turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuskoulutusten kattavuutta​

Turvallisuus-, sääntely- ja muu vaatimustenmukaisuuskoulutus tarvitsee usein voimassa olevia suoritusmerkintöjä, suunniteltuja uusintoja ja esihenkilön näkyvyyttä. LMS auttaa organisaatioita pitämään vaaditun koulutuksen voimassa sen sijaan, että se vain tallentaisi kertaluonteisia suoritusmerkintöjä.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuskoulutuksen kohdistaminen käyttäjille, rooleille, osastoille, sijainneille tai palveluntarjoajaryhmille, jotka sitä tarvitsevat;
  • sen seuraaminen, kenellä on tällä hetkellä aktiivinen suoritusmerkintä ja kenellä ei;
  • vanhenemissääntöjen käyttäminen niin, että koulutus tulee uudelleen ajankohtaiseksi ennen kuin vanha suoritusmerkintä ei enää ole voimassa;
  • oppijoiden ilmoittaminen ennen suoritusmerkintöjen vanhenemista;
  • esihenkilöiden mahdollisuus seurata, kenen suoritusmerkinnät ovat vanhenemassa tai puuttuvat omassa tiimissä;
  • luokka- tai toimipaikkakoulutuksen suunnittelu etukäteen, esimerkiksi seuraavaa vuotta varten;
  • tapahtumailmoittautumisten, jonotuslistojen, osallistumisseurannan ja manuaalisten suoritusmerkintöjen käyttö niin, että suunniteltu toimipaikkakoulutus pysyy yhteydessä samaan koulutusrekordiin;
  • voimassa olevan, vanhentuneen, vanhenemassa olevan, keskeneräisen ja aloittamattoman koulutuksen raportointi auditointeja ja seurantaa varten.

Valmista ihmiset toimipaikka- ja sijaintityöhön​

Monet työt vaativat paikallisia ohjeita ennen työn aloittamista. LMS voi hallita koulutusta toimipaikan, roolin, palveluntarjoajaryhmän tai laitteen mukaan ja säilyttää todisteen siitä, että oikeat ihmiset ovat suorittaneet sen.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • sijaintikohtaisen, roolikohtaisen, palveluntarjoajakohtaisen tai laitekohtaisen koulutuksen kohdistaminen;
  • käytännön ohjeiden ja standardien pitäminen yhdenmukaisina toimipaikkojen, osastojen, vuorojen ja palveluntarjoajaryhmien välillä;
  • luokka-, toimipaikka- tai yhdistelmätapahtumien käyttö käytännön koulutukseen, jota ei voi suorittaa vain verkossa;
  • osallistumisen, manuaalisten suoritusmerkintöjen, epäonnistumisten, poissaolojen ja kommenttien tallentaminen käytännön koulutuksen jälkeen;
  • sen tarkistaminen, että työntekijöillä, palveluntarjoajilla tai vierailijoilla on aktiiviset turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuskoulutuksen suoritusmerkinnät ennen kuin he työskentelevät toimipaikassa;
  • esihenkilöiden ja toimipaikan ylläpitäjien mahdollisuus tarkastella oman alueensa puuttuvaa, vanhenemassa olevaa ja vanhentunutta koulutusta;
  • toistuvan toimipaikkakoulutuksen suunnittelu riittävän aikaisin, jotta kattavuus pysyy voimassa kiirekausien tai kausityön alkaessa.

Hallitse kriittisten asiakirjojen koulutusta​

Osa koulutuksesta tarkoittaa kriittisten asiakirjojen lukemista ja vahvistamista, ei perinteisen sisällön suorittamista. LMS voi yhdistää valvotut asiakirjat koulutusrekordeihin, esimerkiksi ISO-laatuasiakirjoihin, joihin työntekijöiden täytyy saada koulutus.

Asiakirjoja voidaan hallita SharePointissa versiohallinnan, hyväksyntäkulkujen ja julkaisun kanssa, tai LMS voi hallita asiakirjaversioita itse. Molemmissa malleissa LMS voi löytää koulutukseen asiaankuuluvan version ja hallita vaadittua koulutusta automaattisesti.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • asiakirjapohjaisen koulutuksen kohdistaminen työntekijöille, joiden rooli, osasto, sijainti tai työ edellyttää kyseistä asiakirjaa;
  • sen seuraaminen, onko oppija suorittanut vaadittua asiakirjaa koskevan koulutuksen;
  • julkaistujen SharePoint-asiakirjaversioiden käyttäminen koulutuksen lähteenä, kun asiakirjoja ylläpidetään LMS:n ulkopuolella;
  • asiakirjaversioiden hallinta suoraan LMS:ssä, kun LMS on koulutusasiakirjan lähde;
  • asiakirjaversioiden käsittely niin, että koulutus seuraa tällä hetkellä asiaankuuluvaa versiota;
  • vanhojen suoritusmerkintöjen automaattinen vanhentaminen, kun uusi asiakirjaversio julkaistaan tai asetetaan koulutettavaksi;
  • työntekijöiden ilmoittaminen, kun asiaankuuluva asiakirjaversio edellyttää uutta koulutusta;
  • täyden koulutuslokin säilyttäminen ISO-, laatu- ja vaatimustenmukaisuusauditointeja varten.

Hallitse ulkoisen alustan koulutusta​

Koulutus voi tapahtua toisella oppimisalustalla, samalla kun LMS pysyy paikkana, jossa kohdistuksia, ryhmiä ja rekordeja hallitaan.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • ulkoisen sisällön esittäminen LMS:ssä niin, että sitä voidaan kohdistaa ja raportoida kuten muuta koulutusta;
  • sisällön merkitseminen LMS:n ulkopuolella suoritetuksi, kun LMS tallentaa rekordin mutta itse koulutus tapahtuu muualla;
  • sisältöjen, käyttäjien, kohdistusten ja suoritusmerkintöjen synkronointi ulkoisesta alustasta, kuten Learnifierista;
  • oppijoille näyttäminen, että ulkoista sisältöä ei voi suorittaa suoraan LMS:ssä ja että suoritustila voi päivittyä myöhemmin;
  • manuaalisten suoritusmerkintöjen tai tuontien käyttäminen, kun ulkoinen alusta ei lähetä suoritusmerkintöjä automaattisesti;
  • ulkoisten suoritusmerkintöjen yhdistäminen todistuksiin, raportointiin, uusintoihin ja pätevyyssääntöihin.

Järjestä kouluttajavetoisia koulutustapahtumia​

Kouluttajavetoinen koulutus käyttää LMS:ää suunnitellun osallistumisen hallintaan, ei vain verkossa tapahtuvaan itseopiskeluun.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • luokka-, verkko- tai yhdistelmätapahtumien luominen;
  • kouluttajien, yhteyshenkilöiden, sijaintien, kokouslinkkien, tapahtumakuvausten ja osallistujatietojen määrittäminen;
  • ilmoittautumisen avaaminen, ilmoittautumisen sulkeminen ennen tapahtumaa ja peruutusaikojen hallinta;
  • jonotuslistojen käyttäminen, kun tapahtumat ovat täynnä tai oppijat odottavat sopivaa tapahtumaa;
  • esihenkilön hyväksynnän vaatiminen tapahtumailmoittautumiseen;
  • osallistumisen merkitseminen suoritetuksi, keskeneräiseksi, epäonnistuneeksi tai poissaoloksi;
  • osallistumisen massapäivitys taulukkolaskentatiedostosta;
  • sisäisen tapahtumakustannuksen, osallistujalle näkyvän kustannuksen, peruutuskustannussääntöjen ja osallistujakustannustietojen tallentaminen;
  • tapahtumailmoitusten lähettäminen rekisteröinnistä, peruutuksesta, muutoksesta, muistutuksista, palautteesta, testeistä ja merkitsemättömästä osallistumisesta.

Seuraa tapahtumankaltaista koulutusta ilman kiinteitä päivämääriä​

Osa kouluttajavetoisesta tai operatiivisesta koulutuksesta tiedetään ennen tarkkaa päivämäärää, tai yksityiskohtainen aikataulu hallitaan LMS:n ulkopuolella. Tapahtumasisältö voi silti olla hyödyllinen ilmoittautumis- ja suoritusmerkintätyönkulussa.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • tapahtumasisällön luominen valinnalla Ei aikavälejä, kun kiinteää tapahtuma-aikataulua ei tule näyttää;
  • kiinnostuksen tai ilmoittautumisten kerääminen ennen päivämäärien vahvistamista;
  • yleisen jonotuslistan käyttäminen oppijoille, jotka tarvitsevat sopivan tapahtuman;
  • osallistujatietojen lisääminen samalla, kun käytännön aikataulutus tapahtuu LMS:n ulkopuolella;
  • osallistumisen tai suoritusmerkintöjen tallentaminen koulutuksen jälkeen;
  • tapahtumatason viestien ja ulkoisten tietokenttien käyttäminen, kun osallistujat tarvitsevat ohjeita, joita ei tallenneta kiinteinä LMS-aikaväleinä.

Seuraa kestoa, kustannuksia ja koulutusnäyttöä​

Koulutusrekordit tarvitsevat usein muutakin kuin suoritustilan. LMS voi tallentaa keston, kustannukset, todistukset ja raportointiin tarvittavat todisteet.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • sisällön vakiokeston asettaminen;
  • todellisen käytetyn ajan tallentaminen siellä, missä LMS:llä on tieto käytettävissä;
  • koulutuksen keston lisääminen manuaalisia suoritusmerkintöjä luotaessa;
  • tapahtuman keston laskeminen tapahtuman aikaväleistä;
  • aloitus- ja suoritusajan näyttäminen todistuksissa, kun todistukseen tarvitaan kesto;
  • vakiokoulutuskeston, todellisen käytetyn ajan, kokonaiskoulutuskeston ja istuntokustannuksen raportointi;
  • kestotietojen käyttäminen paikallisiin raportointitarpeisiin, kuten koulutuskeston raportointiin Suomessa, käsittelemättä LMS-raporttia veroneuvontana;
  • kommenttien, todistus-ID:iden, suorituspäivien, tapahtuma-ID:iden ja tuotujen tiedostojen tietojen tallentaminen osaksi koulutusnäyttöä.

Raportoi koulutuksen tila, vastaukset, kustannukset ja edistyminen​

Raportit näyttävät, mitä on suoritettu, mitä puuttuu, mitä koulutus maksaa ja mitä oppijat vastasivat. Samaa tietoa voidaan tarkastella LMS:ssä, ladata offline-työtä varten tai tiivistää seurantaa ja suunnittelua varten.

Kun AI-raportointinäkymiä käytetään, raporttitiedot käsitellään paikallisesti eikä henkilötietoja lähetetä LMS:n ulkopuolelle.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • Oma organisaatio -näkymän käyttäminen koulutustilan tarkasteluun osastoittain;
  • porautuminen organisaatiorakenteessa alimmalle tiimitasolle, jonka esihenkilö saa nähdä;
  • yksinkertaisten raporttien käyttäminen yhdelle valitulle koulutukselle;
  • edistyneiden raporttien käyttäminen yhdelle sisällölle, useille sisällöille, sisältökategorialle tai kaikille sisällöille, jotka täytyy sisällyttää samaan raporttiin;
  • suoritustilan, vanhentuneiden suoritusmerkintöjen, vanhenemassa olevien suoritusmerkintöjen, aloittamattoman koulutuksen, keskeneräisen koulutuksen ja epäonnistuneen koulutuksen tarkastelu;
  • yksityiskohtaisten tulosten tai koostetulosten lataaminen XLSX-, CSV- tai TSV-muodossa;
  • ladattujen tulosten käsittely offline-tilassa taulukkolaskentatyökaluissa tai muissa raportointityökaluissa tarvittaessa;
  • yhden sisällön, useiden sisältöjen tai kaikkien sisältöjen tulosten lataaminen kerralla, kun raportti on määritetty niin;
  • raporttien käyttäminen kustannusten hallintaan, koulutusbudjetteihin, tapahtumakustannusten seurantaan ja seuraaviin koulutussuunnitelmiin;
  • oppijoiden vastausraporttien käyttäminen testien, arviointien, palautteen ja aktiviteettivastausten tarkasteluun;
  • oppijoiden vastausten tiivistäminen yleisten väärinymmärrysten, vahvojen aiheiden, heikkojen aiheiden ja ajan myötä tapahtuvien muutosten näkemiseksi;
  • edistymisen analysointi osaston, tiimin, ryhmän, sisällön, tilan, päivämäärän tai muiden käytettävissä olevien käyttäjäkenttien mukaan;
  • AI-raportointinäkymien käyttäminen raportin määrittämiseen luonnollisella kielellä;
  • lisäkaavioiden, taulukoiden tai tulosyhteenvetojen pyytäminen luonnollisella kielellä sen jälkeen, kun raporttitiedot ovat saatavilla.

Tue vierailijoiden ja palveluntarjoajien turvallisuuskulkuja​

Vierailijoiden ja palveluntarjoajien turvallisuuskoulutus yhdistää oppimisrekordit fyysiseen toimipaikkapääsyyn, todistusten validointiin ja toimipaikan kulunvalvontaprosesseihin.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • yksittäisten vierailijoiden, ryhmien, palveluntarjoajien, kuorma-autonkuljettajien tai muiden vierailijatyyppien rekisteröinti;
  • vierailun sijainnin ja vierailijan tyypin valitseminen niin, että oikea turvallisuuskoulutus soveltuu;
  • vierailijan turvallisuuskoulutuksen vaatiminen ennen toimipaikkavierailua tai sen aikana;
  • vierailijatodistusten myöntäminen koulutuksen jälkeen;
  • todistusten validointi QR-koodeilla tai koodipohjaisilla tarkistuksilla;
  • sen tarkistaminen, onko todistus voimassa kyseisessä sijainnissa;
  • vierailijan, vierailun tai koulutustilan tietojen lähettäminen toimipaikan kulunvalvontajärjestelmään, kun toimipaikka käyttää integroitua kulunvalvontaprosessia;
  • tarjotun QR-koodin käyttäminen toimipaikassa henkilön, todistuksen ja koulutuksen suorituksen tarkistamiseen ennen pääsyn sallimista;
  • skannaustietojen säilyttäminen, mukaan lukien skannausaika, skannaussijainti, vierailijan nimi, vierailijan yritys, voimassaolotulos ja todistuksen skannannut henkilö;
  • vierailujen, rekisteröintien, todistusten, sijaintien, vierailijaylläpitäjien ja vierailijatilastojen tarkastelu.

Myy tai julkaise koulutusta ulkoisille oppijoille​

Jotkin organisaatiot käyttävät LMS:ää koulutuksen tarjoamiseen oman työntekijäkunnan ulkopuolelle, mukaan lukien asiakaskoulutus, kumppanikoulutus, vastuullisuuskoulutus tai muut ulkoiset ohjelmat.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • koulutuskatalogin julkaiseminen ulkoisille oppijoille;
  • ulkoisten käyttäjien tai ryhmien pääsyn hallinta;
  • ulkoisten oppijoiden ilmoittautumisen, suorittamisen, todistusten ja voimassaolon seuraaminen;
  • kustannuksen per koulutettava tai tapahtuman osallistujakustannuksen tallentaminen, kun LMS tarvitsee kustannusnäkyvyyttä;
  • ulkoisen koulutuksen osallistumisen ja suorittamisen raportointi;
  • LMS-rekordien käyttäminen koulutustodisteena samalla, kun maksut, laskutus tai kaupallinen tilausten käsittely hoidetaan ulkoisesti tai integroidaan tarvittaessa.

Säilytä koulutushistoria ja arkistot​

LMS:ää voidaan käyttää myös historiallisena koulutusrekordina, ei vain paikkana, jossa uusi koulutus tapahtuu.

Tällä voi olla merkitystä kauan koulutuksen jälkeen. Jos joku on esimerkiksi työskennellyt vaarallisten kemikaalien kanssa tai vaarallisessa ympäristössä, terveysongelmat voivat ilmetä vasta monien vuosien kuluttua. Organisaation täytyy silloin ehkä pystyä todistamaan, että työntekijä sai vaaditun koulutuksen kyseisenä aikana.

Tyypillisiä toimintoja ovat:

  • vanhojen koulutussuoritusmerkintöjen tuominen LMS:ään;
  • manuaalisten suoritusmerkintöjen lisääminen historiallisille sisällöille, luokkakoulutuksille, ulkoisille koulutuksille tai kokemukseen perustuvalle hyväksiluvulle;
  • suorituspäivien, keston, kommenttien, lähdetiedostotietojen, todistus-ID:iden ja liittyvien tapahtumatietojen tallentaminen;
  • sisällön arkistointi, kun oppijoiden ei enää tarvitse nähdä sitä, mutta sen täytyy pysyä saatavilla historian, raportoinnin tai auditoinnin vuoksi;
  • arkistoidun sisällön tai arkistoitujen yritysten sisällyttäminen, kun historialliset raportit tarvitsevat niitä;
  • pitkäaikaisen todisteen säilyttäminen korkean riskin työstä, kuten vaarallisista kemikaaleista, vaarallisista ympäristöistä, turvallisuuskriittisistä tehtävistä tai muusta koulutuksesta, joka täytyy ehkä todistaa vuosia myöhemmin;
  • manuaalisten suoritusmerkintätuontien peruuttaminen, kun tuonti luotiin virheellisesti ja peruutus on käytettävissä.