Przejdź do głównej zawartości

Przepływy pracy

Przepływy pracy wiadomości wysyłają zaproszenia na szkolenia i przypomnienia do grupy docelowej. Przepływ pracy łączy odpowiednie treści, reguły grupy docelowej, wiadomości, opóźnienia, ustawienia harmonogramu i śledzenie wyników.

Wiadomości są wysyłane tylko wtedy, gdy przepływ pracy jest uruchamiany. Przepływ pracy można uruchomić ręcznie albo zaplanować do automatycznego uruchamiania.

important

Zaplanowane przepływy pracy obejmują kontrolę bezpieczeństwa. Gdy liczba nowych odbiorców pierwszej wiadomości wzrośnie powyżej progu bezpieczeństwa przepływu pracy, zaplanowane wykonanie zostaje wstrzymane do czasu ręcznego potwierdzenia wzrostu.

W tej sekcji​

Utwórz nowy przepływ pracy​

Nowe przepływy pracy zaczynają się od ogólnych informacji o przepływie pracy i szablonu przepływu pracy.

Sekcja Ogólne zawiera:

  • Nazwa – nazwa przepływu pracy.
  • Krótki opis – krótki opis celu przepływu pracy.
  • Odpowiednia treść – jedna lub więcej treści, do których przepływ pracy zaprasza użytkowników albo o których im przypomina.
  • Etykiety uprawnień – odpowiednie etykiety uprawnień dla tego podmiotu.

Sekcja Szablon przepływu pracy zawiera:

  • Zaproszenie – przepływ pracy z pojedynczą wiadomością z zaproszeniem.
  • Zaproszenie z kolejnym przypomnieniem – przepływ pracy z zaproszeniem, opóźnieniem i przypomnieniem dla użytkowników, którzy nie ukończyli szkolenia w czasie opóźnienia.
  • Zaproszenie z kolejnymi przypomnieniami dla uczestnika i jego przełożonego – przepływ pracy z przypomnieniami dla użytkownika i przypomnieniem dla przełożonego.
  • Zaproszenie z kolejnymi przypomnieniami dla uczestnika, jego przełożonego i HR business partnera – przepływ pracy z przypomnieniami dla użytkownika, przełożonego i HR business partnera. Ten szablon pojawia się tylko wtedy, gdy odbiorcy HR business partner są włączeni.

Po utworzeniu można dodawać wiadomości i opóźnienia do przepływu pracy albo je z niego usuwać.

Edytuj przepływ pracy​

Strona przepływu pracy pokazuje karty podsumowania dla Grupy docelowej, Wskaźnika ukończenia, Współczynnika otwarcia i Współczynnika klikalności.

Dostępne akcje przepływu pracy mogą obejmować:

  • Usuń – usuwa przepływ pracy, gdy administrator ma uprawnienie, a przepływ pracy jest edytowalny.
  • Dodaj wiadomość – dodaje krok wiadomości do przepływu pracy.
  • Dodaj opóźnienie – dodaje czas oczekiwania przed następną wiadomością.
  • Dodaj opóźnienie i powtórz ostatnią wiadomość – dodaje krok powtórzenia poprzedniej wiadomości.

Zarządzanie przepływem pracy jest podzielone na:

  • Przepływ pracy – status, informacje ogólne, właściciel i harmonogram.
  • Grupa docelowa – filtry kontekstowe, dodatkowe filtry, użytkownicy docelowi i wyłączeni użytkownicy.
  • Wiadomość – wybór wiadomości, typ odbiorcy, typy wiadomości, podglądy, przetworzeni użytkownicy docelowi i następni użytkownicy docelowi.
  • Opóźnienie – czas oczekiwania przed następnym elementem przepływu pracy.
  • Opóźnienie i powtórzenie ostatniej wiadomości – czas oczekiwania, po którym poprzednia wiadomość jest wysyłana ponownie.
  • Wyniki – wskaźniki wyniku przepływu pracy i użytkownicy, którzy przeszli przez przepływ pracy.

Przepływ pracy​

Sekcja Przepływ pracy zawiera karty Status, Ogólne, Właściciel i Harmonogram.

Status​

Karta Status zawiera:

  • Sprawdzenie – wykryte błędy i ostrzeżenia. Błędy trzeba poprawić, zanim będzie można uruchomić przepływ pracy.
  • Zaplanowane wykonanie – bieżący stan harmonogramu, szacowani odbiorcy, informacje o progu bezpieczeństwa, Rozpoczęcie zaplanowanego wykonania, Zatrzymanie zaplanowanego wykonania i Potwierdzenie wzrostu celów, gdy mają zastosowanie.
  • Uruchom przepływ pracy – bieżący stan uruchomienia, szacowani odbiorcy, Natychmiastowe uruchomienie przepływu pracy i Zatrzymaj przepływ pracy, gdy mają zastosowanie.

Ogólne​

Karta Ogólne zawiera:

  • Nazwa – nazwa przepływu pracy.
  • Krótki opis – krótki opis celu przepływu pracy.
  • Odpowiednia treść – treści używane w filtrach grupy docelowej i zmiennych wiadomości.
  • Etykiety uprawnień – etykiety kontrolujące dostęp do przepływu pracy.

Właściciel​

Karta Właściciel zawiera informacje Zakres i Własność.

Zakres przepływu pracy ogranicza, kto może otrzymywać wiadomości. Na przykład jeśli zakres użytkowników właściciela przepływu pracy jest ograniczony do użytkowników z Finlandii, przepływ pracy nie może wysyłać wiadomości do użytkowników spoza tego zakresu.

Karta Właściciel może zawierać:

  • Bieżący zakres przepływu pracy – zakres użytkowników obecnie powiązany z właścicielem przepływu pracy.
  • Zakres aktualizacji – aktualizuje zakres przepływu pracy do bieżącego zakresu właściciela.
  • Przypisanie własności – ustawia bieżącego administratora jako właściciela przepływu pracy i zastępuje zakres przepływu pracy jego bieżącym zakresem.

Nawet gdy zakres właściciela już ogranicza odbiorców, zdefiniuj zamierzoną grupę docelową bezpośrednio w sekcji Grupa docelowa. Zakres właściciela może się później zmienić.

Harmonogram​

Karta Harmonogram kontroluje automatyczne wykonywanie przepływu pracy.

Opcje harmonogramu obejmują:

  • ręcznie – brak automatycznego harmonogramu.
  • codziennie – uruchamia się codziennie.
  • tygodniowo – uruchamia się co tydzień w wybranym dniu tygodnia.
  • co dwa tygodnie – uruchamia się co drugi tydzień w wybranym dniu tygodnia.
  • miesięcznie – uruchamia się co miesiąc w wybranym dniu.
  • w określonym dniu – uruchamia się raz w wybranym dniu.

Formularz harmonogramu może zawierać Dzień tygodnia, Dzień miesiąca, Data, Godzina, Strefa czasowa i Data zakończenia, zależnie od wybranego harmonogramu.

Po zdefiniowaniu harmonogramu użyj Rozpoczęcie zaplanowanego wykonania na karcie Status, aby go aktywować.

Grupa docelowa​

Sekcja Grupa docelowa zawiera karty Filtry kontekstowe, Dodatkowe filtry, Grupa docelowa i Wyłączone.

Filtry kontekstowe​

Filtry kontekstowe definiują początkową grupę odbiorców na podstawie odpowiednich treści przepływu pracy.

Sekcja Przypisanie zawiera:

  • Uwzględnienie obowiązkowych uczestników – uwzględnia użytkowników przypisanych jako obowiązkowych.
  • Uwzględnienie zalecanych uczestników – uwzględnia użytkowników przypisanych jako zalecanych.
  • Uwzględnij opcjonalnych uczestników – uwzględnia użytkowników przypisanych jako opcjonalnych.

Jeśli nie wybrano żadnych opcji przypisania, początkowa grupa może obejmować wszystkich użytkowników w LMS, z uwzględnieniem pozostałych filtrów i zakresu właściciela.

Sekcja Ukończenie zawiera:

  • Wyklucz użytkowników, którzy mają aktywne ukończenie dla wszystkich wybranych treści – wyklucza użytkowników, którzy już ukończyli odpowiednie treści.
  • Uwzględniaj tylko użytkowników, których ukończenia wygasły – uwzględnia tylko użytkowników z wygasłymi ukończeniami.

Sekcja Inne opcje zawiera:

  • Uwzględnij tylko użytkowników, którzy nie otrzymali wcześniej wiadomości o wszystkich wybranych treściach – ogranicza grupę do użytkowników, którzy wcześniej nie otrzymali wiadomości o wszystkich wybranych treściach.

Sekcja Właściciel pokazuje, jak zakres użytkowników właściciela przepływu pracy dodatkowo ogranicza grupę docelową.

Dodatkowe filtry​

Dodatkowe filtry zawężają grupę docelową z filtrów kontekstowych według pól użytkownika. Ta karta używa interfejsu przypisywania/filtrowania, w tym sekcji Filtruj według reguły, Filtrowanie wyników, Filtrowanie ręczne i Przefiltrowano ręcznie, gdy są dostępne.

Na przykład przepływ pracy może uwzględniać obowiązkowych uczestników szkolenia, a następnie zawęzić ich do użytkowników z Finlandii.

Lista grupy docelowej​

Karta Grupa docelowa pokazuje użytkowników obecnie uwzględnionych w grupie docelowej przepływu pracy.

Wyłączone​

Karta Wyłączone pokazuje użytkowników docelowych wyłączonych z przepływu pracy i zawiera Wyklucz obecną grupę docelową, gdy administrator może edytować grupę docelową.

Wyłączeni użytkownicy docelowi nie otrzymują kolejnych wiadomości z tego przepływu pracy, nawet jeśli otrzymali wcześniejsze wiadomości. Wykluczenie obecnej grupy docelowej jest przydatne w przepływach pracy takich jak wiadomości powitalne, gdzie istniejący użytkownicy są wyłączeni i tylko nowi użytkownicy trafiający do grupy docelowej otrzymują przyszłe wiadomości.

ostrzeżenie

Wykluczenia użytkowników z grupy docelowej nie można cofnąć.

Wysyłanie wiadomości tylko do predefiniowanej grupy docelowej​

Aby wysłać przepływ pracy tylko do predefiniowanej grupy docelowej, upewnij się, że grupa jest uwzględniona zarówno przez dostęp do treści, jak i filtry przepływu pracy:

  1. Przypisz odpowiednią treść do predefiniowanej grupy albo sprawdź, czy istniejące przypisanie już ją obejmuje.
  2. W Filtrach kontekstowych uwzględnij typy przypisania i stan ukończenia, które dopuszczają predefiniowaną grupę do początkowej grupy docelowej przepływu pracy.
  3. W Dodatkowych filtrach zdefiniuj predefiniowaną grupę za pomocą interfejsu przypisywania/filtrowania.
  4. W Grupie docelowej sprawdź, czy uwzględnieni są tylko zamierzeni użytkownicy.

Wiadomość​

Sekcja Wiadomość zawiera karty Wiadomość, Podgląd, Przetworzeni użytkownicy docelowi i Następni użytkownicy docelowi.

Ustawienia wiadomości​

Karta Wiadomość zawiera:

  • Wiadomość lub szablon – wiadomość lub szablon wybrany dla tego kroku przepływu pracy.
  • Nowa wiadomość – tworzy nową wiadomość z kroku przepływu pracy.
  • Użytkownik docelowy – wysyła wiadomość do użytkownika, przełożonego użytkownika albo HR business partnera użytkownika, gdy ten typ odbiorcy jest włączony.
  • Typy wiadomości – Wyślij wiadomość e-mail, Wyślij powiadomienie push, Wyślij SMS albo Wysyłanie wiadomości SMS, gdy adres e-mail jest niedostępny, zależnie od włączonych funkcji wiadomości.

Odbiorcy będący przełożonymi i HR business partnerami otrzymują jedną wiadomość, która może zawierać listę wszystkich odpowiednich użytkowników z grupy docelowej.

Podgląd​

Podgląd pokazuje, jak wiadomość przepływu pracy wygląda jako e-mail, powiadomienie push albo SMS z przykładowymi wartościami zmiennych.

Przetworzeni użytkownicy docelowi​

Przetworzeni użytkownicy docelowi pokazują użytkowników już przetworzonych przez krok wiadomości. Tabela może pokazywać, kiedy wiadomość została wysłana, czy została otwarta, czy kliknięto łącze i które typy wiadomości zostały wysłane.

Na informacje o otwarciu i kliknięciu mogą wpływać ochrona prywatności i działanie klienta poczty.

Następni użytkownicy docelowi​

Następni użytkownicy docelowi pokazują użytkowników, którzy otrzymają wiadomość przy następnym uruchomieniu przepływu pracy.

Opóźnienie​

Opóźnienie daje odbiorcom czas na ukończenie treści, zanim przejdą do następnego elementu przepływu pracy.

Sekcja Opóźnienie zawiera:

  • Ogólne – długość opóźnienia.
  • Opóźnieni użytkownicy docelowi – użytkownicy obecnie czekający w kroku opóźnienia.

Różni użytkownicy mogą być na różnych etapach opóźnienia, zależnie od tego, kiedy otrzymali poprzednią wiadomość.

Opóźnienie i powtórzenie ostatniej wiadomości​

Opóźnienie i powtórzenie ostatniej wiadomości działa tak jak Opóźnienie, ale ponownie wysyła poprzednią wiadomość zamiast przechodzić do późniejszej wiadomości.

Ta sekcja zawiera:

  • Opóźnienie – ile czasu użytkownik ma na ukończenie treści, zanim poprzednia wiadomość zostanie powtórzona.
  • Powtórzenie – ile razy poprzednia wiadomość może zostać powtórzona, od 1 do 10.

Wyniki​

Wyniki pokazują wskaźniki wyniku przepływu pracy i użytkowników, którzy przeszli przez przepływ pracy.

Sekcja Wyniki zawiera:

  • Łączna liczba wysłanych wiadomości – łączna liczba wysłanych wiadomości przepływu pracy.
  • Niekompletne wciąż w obiegu – użytkownicy, którzy nadal nie ukończyli treści i wciąż przechodzą przez przepływ pracy.
  • Niekompletne po przepływie pracy – użytkownicy, którzy nadal nie ukończyli treści po dojściu do końca przepływu pracy.
  • Ogólny wskaźnik ukończenia – wskaźnik ukończenia dla grupy docelowej przepływu pracy.

Wyświetl istniejące przepływy pracy​

Użyj Wiadomości > Przepływy pracy, aby sprawdzać istniejące przepływy pracy.

Tabela Przepływy pracy pokazuje kolumny takie jak Nazwa, Status, Ustalanie harmonogramu, Ma błędy?, Użytkownicy docelowi, Ukończone, Otwarte, Wybrano i Zaktualizowane.

Wartości statusu obejmują:

  • Zatrzymano – przepływ pracy nie wysyła wiadomości.
  • Uruchamianie – przepływ pracy wkrótce zacznie się uruchamiać.
  • Uruchomione – przepływ pracy jest uruchomiony i może wysyłać wiadomości.

Wartości harmonogramu pokazują, czy automatyczne wykonanie jest włączone czy wyłączone. Ma błędy? wskazuje, czy przepływ pracy ma problemy ze sprawdzeniem poprawności. Użytkownicy docelowi, Ukończone, Otwarte i Wybrano podsumowują bieżącą grupę docelową i wyniki wiadomości.

Dostępne akcje mogą obejmować Dodaj do tworzenia nowego przepływu pracy.